Cuentas por Cobrar reúne en una sola lista todo lo que tus clientes te deben: cada factura con saldo pendiente, cuánto se abonó, cuándo vence y cuántos días lleva vencida. Desde aquí registras pagos, generas el estado de cuenta de un cliente en PDF y marcas como incobrable lo que ya no se va a cobrar.
1. ¿Qué es Cuentas por Cobrar?
Es la vista de cobranza de tu negocio. Muestra solo los documentos con saldo pendiente —facturas enviadas, vistas, emitidas, sin pagar o con abonos—. No es un registro aparte: los datos salen de tus Facturas y Pagos, así que al registrar un pago el saldo se actualiza solo.
- Para el dueño del negocio: sabes cuánto te deben hoy y cuánto ya está vencido, sin sumar a mano.
- Para quien cobra: tiene la lista de a quién llamar, con el saldo y la antigüedad de cada deuda, y un PDF listo para enviar.
2. Acceso y vista general
- Menú lateral → Finanzas → Cuentas por Cobrar.
- La ven los usuarios con acceso a Finanzas (o con el permiso de Cuentas por Cobrar).
- Arriba, las tarjetas muestran el Total por cobrar (saldo pendiente de todos los documentos) y el Total vencido, con cuántos documentos están pendientes y cuántos vencidos.
- En la tabla ves por cada documento: cliente, número, fecha de emisión, vencimiento, total, lo pagado (con una barra de avance), lo pendiente y su estado. Al final, una fila con los totales.
3. Estados y antigüedad
| Estado | Qué significa |
|---|---|
| Al día | Tiene saldo pendiente, pero aún no llega a su fecha de vencimiento. |
| Vencida | Pasó su fecha de vencimiento y todavía tiene saldo. |
| Parcial | Ya recibió uno o más abonos, pero no está pagada completa. |
La antigüedad agrupa lo vencido por días: al día, 1–30, 31–60, 61–90 y más de 90 días. Es la misma clasificación que aparece en el estado de cuenta del cliente.
4. Filtrar la lista
Con Filtrar acotas la tabla. Los filtros se combinan entre sí:
- Búsqueda: por nombre del cliente o número del documento.
- Cliente: solo los documentos de un cliente.
- Estado: Al día, Vencida o Parcial.
- Antigüedad: un rango de días vencidos.
- Fecha de emisión: desde y hasta.
- Solo vencidas.
5. Acciones de cada documento
En el menú ⋯ de cada fila tienes:
- Ver factura: abre el documento.
- Registrar pago: abre el registro de pago con la factura y el cliente ya elegidos. Ver Pagos.
- Estado de cuenta del cliente: genera el PDF del cliente (sección 6).
- Marcar como incobrable (sección 7).
6. Estado de cuenta del cliente en PDF
El estado de cuenta es un PDF con todo lo que un cliente te debe a la fecha de corte, listo para enviárselo por correo o WhatsApp. Se genera desde el menú ⋯ de cualquiera de sus documentos → Estado de cuenta del cliente.
- Encabezado: fecha de corte, datos del cliente y el saldo a pagar.
- Resumen: total de los documentos, lo abonado, lo vencido y el saldo pendiente.
- Antigüedad del saldo: cuánto está al día y cuánto lleva 1–30, 31–60, 61–90 o más de 90 días vencido.
- Documentos pendientes: cada factura con su número, fecha de emisión, vencimiento y saldo; las vencidas se marcan en rojo.
Si el cliente no tiene saldo pendiente a la fecha de corte, el PDF lo indica.
7. Facturas incobrables
Cuando una factura ya no se va a cobrar —el cliente cerró, desapareció o se acordó condonarla— márcala como incobrable desde el menú ⋯. Sale de esta lista y del saldo por cobrar, pero no se borra: la sigues viendo en Facturas.
- Solo se puede marcar una factura con saldo por cobrar. No aplica a borradores, documentos anulados ni notas de crédito.
- Mientras es incobrable, la factura no acepta pagos.
- Si el cliente al final paga, abre la factura en Facturas → menú ⋯ → Volver a por cobrar, y ya podrás registrar el pago.
Incobrable no es anular
Marcarla como incobrable no cambia la factura ni lo emitido ante la DGI o la DIAN: solo deja de contar como dinero por cobrar. Si la factura tiene un error, lo que corresponde es una nota de crédito.
8. Exportar y PDF del listado
El botón de PDF y exportar, junto a Filtrar, ofrece dos alcances:
| Opción | Qué descarga |
|---|---|
| Vista actual → Generar PDF | El listado tal como lo ves, con los filtros aplicados y su descripción en el encabezado. |
| Vista actual → Excel o CSV | Las filas filtradas. |
| Todas las cuentas por cobrar → Excel o CSV | Todo el listado, sin filtros. |
Las columnas de Excel y CSV son: cliente, documento, documento interno, fecha de emisión, vencimiento, total, pagado, pendiente, días vencidos y estado.
Preguntas frecuentes
¿Por qué una factura no aparece en Cuentas por Cobrar?
Solo aparecen los documentos con saldo pendiente. Si no la ves, puede estar pagada por completo, seguir en borrador, estar anulada o marcada como incobrable. Búscala en Facturas para ver su estado.
¿El estado de cuenta se le envía solo al cliente?
No. El PDF se descarga y tú decides cómo enviarlo: por correo, por WhatsApp o impreso. Así revisas los números antes de que el cliente los vea.
¿Una factura incobrable se puede cobrar después?
Sí. En Facturas, abre el menú ⋯ de la factura y elige «Volver a por cobrar». Regresa al saldo por cobrar y ya acepta pagos.
¿Cómo se calcula lo vencido?
Con la fecha de vencimiento de cada factura y la fecha de hoy, en la zona horaria de tu cuenta. Si la factura no tiene fecha de vencimiento, se toma un plazo de 30 días desde su emisión.
9. Recursos y soporte
- Guías relacionadas: Facturas, Pagos y Resumen Finanzas.
- Emyi, tu asistente de IA en MGPanel, responde tus dudas sobre este módulo mientras trabajas.