El módulo Facturas centraliza todo el ciclo de facturación en MGPanel. Desde un pedido preliminar hasta una factura fiscal emitida, puedes crear documentos profesionales, enviarlos por correo, registrar cobros y mantener trazabilidad con Inventario y Clientes sin salir de la plataforma.
1. ¿Qué es el módulo de Facturas?
El módulo Facturas es el corazón financiero del CRM. Está diseñado para controlar documentos comerciales y sincronizar la información con otros módulos clave.
- Para dueños de negocio: tendrás un historial organizado de pedidos, facturas y comprobantes, métricas de cobros pendientes y acceso rápido para enviar documentos a tus clientes.
- Para desarrolladores: ofrece endpoints claros y acciones que puedes ampliar mediante integraciones o automatizaciones propias.
Relación con otros módulos:
- Inventario: reutiliza productos y servicios con precios, SKU e impuestos definidos.
- Clientes: cada documento necesita un cliente; puedes crear y editar fichas sin salir del flujo.
- Integraciones: Funciones de facturación electronica se configuran desde el módulo de integraciones.
- Integraciones (pasarelas de pago): si activas una pasarela como Banco General o PagueloFacil, tu cliente puede pagar la factura en línea directamente desde el enlace que recibe por correo.
- Finanzas y Transacciones: cada emisión, anulación y pago de una factura queda registrado automáticamente como transacción en Finanzas.
2. Acceso y vista general
- Desde el menú lateral → CRM → Facturas.
- Verás la vista principal con:
- Barra superior: buscador por número o cliente, botón Filtrar, Nueva factura y el botón ⋯ para generar el PDF del listado o exportarlo a Excel/CSV (ver la sección 9, Exportar el listado).
- Panel de estadísticas: totales de documentos, monto facturado, pendiente y cobrado.
- Tabla central: listado de documentos con cliente, monto, estado y menú de acciones.
3. Tipos de documentos y estados 📄
3.1 Tipos disponibles
- Pedidos: Exclusivamente para pedidos de venta generados desde la tienda online.
- Facturas: documento comercial estándar con numeración automática.
- Facturas fiscales: disponible si tienes activa la integración con Facturación electrónica (Panamá); cumple requisitos legales y genera PDF oficial.
- Notas de crédito: anulan por completo una factura fiscal ya emitida. No se crean desde cero: se generan desde la factura original y requieren un PAC activo — ver sección 7 (Barra de acciones y envío).
3.2 Estados del documento
| Estado | Cuándo se usa | Resultado en el panel |
|---|---|---|
| Borrador | Documento en edición | No se envía ni genera enlace público; totalmente editable |
| Orden Enviada | Pedido de tienda enviado al cliente desde “Guardar y enviar” | Cliente recibe correo con enlace; aún editable |
| Orden Vista | El cliente abrió el pedido | Útil para seguimiento comercial; aún editable |
| Factura no pagada | Factura o fiscal emitida sin pagos registrados | Aparece en cobros pendientes; ya no editable |
| Factura pagada parcial | Se registró al menos un pago que no cubre el total | Muestra el saldo pendiente; ya no editable |
| Factura pagada | El total quedó cubierto por los pagos registrados | Cierra el ciclo de cobro; ya no editable |
| Emitida | Factura fiscal aprobada por el PAC activo (EBI, Factory HKA o Factura Fácil) | Se habilita la descarga del PDF fiscal; documento bloqueado |
| Nota de crédito | Documento de nota de crédito emitido sobre una factura fiscal | Anula la factura original y revierte sus pagos; documento bloqueado y sin saldo por cobrar |
| Anulada | La factura fiscal quedó anulada por una nota de crédito | No aparece en reportes activos; el estado no se asigna a mano — es el resultado de emitir la nota de crédito |
Solo los documentos en Borrador, Orden Enviada u Orden Vista pueden editarse; el resto queda bloqueado por integridad financiera — puedes consultarlos, descargar el PDF fiscal o crear una copia.
4. Crear y editar documentos
La vista Documento agrupa todos los pasos en la pestaña General.
- Tipo y numeración automática
- Selecciona el tipo (Pedido, Factura, Fiscal, Comprobante).
- El sistema sugiere el siguiente código (ORD-0005, IVC-0102, etc.) según el prefijo configurado.
- La fecha se coloca automáticamente y puedes ajustarla.
- Vista previa
- El botón Vista previa abre el documento en formato público para revisión rápida.
- Cliente
- Despliega la lista de clientes existentes o usa el Crear nuevo cliente para crear uno nuevo (nombre, email, dirección, teléfonos, país).
- Al guardar, el cliente queda disponible para futuras facturas.
- Estado
- Define si el documento inicia como Borrador, Enviado, etc. Puedes actualizarlo luego.
- Productos y servicios
- Usa el selector conectado a Inventario para traer SKU, precio y descripción.
- Cada línea permite editar cantidad, precio y una descripción personalizada por documento.
- Puedes usar Crear nuevo producto para añadir nuevos productos sin salir del flujo.
- Si el producto tiene variantes (talla, color, etc.), el sistema te pide elegir la combinación antes de agregarlo; precio, SKU y descripción se completan automáticamente.
- Si tu cuenta tiene un proveedor fiscal (PAC) activo, cada producto requiere su código DGI/CPBS correspondiente para poder facturarse fiscalmente.
- Con el botón Twist (integración TwistPrint activa) puedes importar una orden de trabajo completa como ítem, con descripción y precio ya cargados — sin copiar y pegar manualmente.
- Notas, condiciones y totales
- Campos de texto libre para términos de pago, políticas de devolución o instrucciones internas.
- El sistema calcula Subtotal y Total automáticamente conforme agregas ítems.
- Impuesto y exenciones
- Marca Exento de impuesto a nivel de documento para que no se aplique impuesto en ningún ítem.
- Cada ítem también puede marcarse como exento de forma independiente (se identifica con “(E)” junto al nombre); en un mismo documento pueden convivir ítems exentos y gravados.
- Si registras una factura fiscal emitida fuera de MGPanel y no tienes un PAC activo, completa manualmente el campo No. documento fiscal.
5. Pagos y cobros
Registra los cobros de un documento sin salir de la factura.
- En la sección Pagos del documento, registra uno o varios métodos (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.) con su monto y referencia — útil cuando el cliente paga en partes con distintos métodos.
- El panel calcula el total pagado y el saldo pendiente en tiempo real; el estado del documento se actualiza automáticamente (Factura no pagada / pagada parcial / pagada).
- La pestaña Pagos relacionados muestra el historial de pagos asociados a la factura, con código
PAG-0000, método, monto y estado. - Al quedar completamente pagada, si el cliente era un prospecto, se promueve automáticamente a cliente.
6. Impuestos: ITBMS y líneas exentas
Un mismo documento puede combinar líneas gravadas y líneas exentas de ITBMS. El porcentaje que indicas en Impuesto % se aplica únicamente sobre la suma de las líneas gravadas: las exentas suman al subtotal y al total, pero quedan fuera de la base del impuesto.
6.1 Los tres niveles de exención
MGPanel puede marcar una exención en tres lugares distintos. Conviene distinguirlos, porque su alcance es diferente:
| Nivel | Dónde se activa | Alcance |
|---|---|---|
| Por producto | CRM → Productos → producto → casilla “Exento de impuesto”, junto a cada precio | Solo las líneas de ese producto quedan exentas; el resto del documento sigue gravado |
| Por documento | Casilla “Exento de impuesto” en el bloque Resumen del documento | Todo el documento queda exento, sin importar cómo esté marcada cada línea |
| Por cliente | Ficha del cliente → datos fiscales → “Exento de Impuesto” | Al seleccionar ese cliente, el documento se marca exento automáticamente |
Los datos fiscales del cliente se muestran cuando tienes activa la Facturación electrónica. En ese caso, cada línea exenta se reporta a la DGI con el código de ITBMS 00, y las gravadas con el código que corresponda a la tasa aplicada.
6.2 Combinar líneas gravadas y exentas en un mismo documento
Es el caso típico de negocios que ofrecen servicios exentos junto a otros gravados. Para lograrlo:
- Marca como Exento de impuesto los productos o servicios exentos desde CRM → Productos. La casilla está junto al precio, y también en cada variante y en cada ciclo de suscripción si el producto los usa.
- Deja sin marcar la casilla Exento de impuesto del bloque Resumen del documento: esa casilla exonera el documento completo y anula el cálculo línea por línea.
- Agrega las líneas normalmente. Las que provienen de un producto exento se identifican con el sufijo
(E)al final del título. - Confirma el porcentaje en Impuesto % (7 % es la tasa general del ITBMS en Panamá). Se aplicará solo sobre las líneas sin
(E).
La exención viaja con el producto
El editor de una línea del documento solo permite ajustar su descripción, no su condición fiscal. Si un servicio quedó gravado y debía ser exento, corrige la casilla en el producto y vuelve a agregar la línea. Los documentos ya guardados no se recalculan al cambiar el producto.
6.3 Ver cuánto se facturó gravado y cuánto exento
El bloque Resumen del documento muestra Subtotal, Descuento, Impuesto y Total, pero no separa la base gravada de la base exenta dentro de la misma factura o presupuesto.
Para ese desglose usa Finanzas → Reportes: los informes Resumen ITBMS y Ventas por período separan base exenta, base gravada e ITBMS por período, y pueden descargarse en PDF.
7. Barra de acciones y envío
La barra superior ofrece accesos directos:
- Archivo → Guardar y enviar: guarda el documento y envía un correo al cliente con un enlace seguro y mensaje personalizable. El correo incluye logo, resumen y botón de acción.
- Archivo → Emitir factura fiscal: disponible si la cuenta tiene la integración con Facturación electrónica activa. Transforma la factura en un documento aprobado legalmente y genera PDF descargable.
- Archivo → Crear una copia: duplica la factura actual para reutilizar clientes o ítems.
- Botón Guardar
(Ctrl + S): guarda la versión actual sin enviar. - Archivo → Emitir nota de crédito: disponible solo sobre una factura fiscal ya emitida y con un PAC activo. Indica un motivo (opcional) y confirma — MGPanel crea el nuevo documento con numeración fiscal correlativa, anula la factura original, devuelve al inventario los productos que esa factura había descontado, revierte los pagos asociados (registrándolo en Finanzas) y lo envía al PAC. También está en el menú ⋮ del listado, y puedes descargar su PDF y XML.
- La nota de crédito es total y única: copia todos los ítems, el subtotal, el ITBMS y el total de la factura original — no admite anular solo una parte. Cada factura acepta una sola nota de crédito, y la nota no genera saldo por cobrar ni admite pagos. Si necesitas ajustar solo un ítem, emite la nota de crédito total y factura de nuevo lo que corresponda.
- Documento bloqueado tras emitir: una factura fiscal emitida o con nota de crédito ya no se puede editar ni eliminar — solo consultarla, descargar el PDF fiscal o crear una copia.
8. Integraciones clave
- Inventario
- Cada ítem trae SKU, precio y descripción desde el inventario.
- Cuando edites el inventario, los nuevos precios se reflejan inmediatamente al agregar productos.
- Clientes
- Al guardar un cliente desde la factura, se sincroniza con el módulo completo (contacto, país, etc).
- Facturación electrónica
- MGPanel soporta tres proveedores fiscales (PAC) para Panamá: EBI, Factory HKA y Factura Fácil. Actívalos desde Integraciones — solo puede haber un PAC activo a la vez; al activar uno se desactiva el anterior.
- El módulo detecta si hay un PAC activo y muestra la opción “Emitir factura fiscal” en la barra de acciones.
- Numeración doble: el código interno
IVC-0000identifica el documento antes de emitir; al emitirse, el correlativo fiscalFAC-0000queda alineado con el PAC. - Los datos fiscales del cliente deben incluir RUC/cédula y dígito verificador; además puedes marcarlo como Exento de impuesto o Retenedor (con su % de retención de ITBMS) según corresponda.
- Cada producto requiere su código DGI/CPBS cuando hay un PAC activo.
- MGPanel envía la información al PAC y almacena PDF, QR/CUFE y número de autorización.
- Recomendado diferenciar ambientes (Producción vs. desarrollo/demo) desde Integraciones.
- Notificaciones por email
- Al enviar la factura, MGPanel usa la configuración de correo del sistema para enviar un Correo electrónico firmado por tu marca.
9. Búsqueda, filtros y tabla
- Buscador rápido: escribe parte del código (
IVC-0102), el nombre del cliente o su descripción para filtrar al instante. - Filtros:
- Estatus (borrador, enviada, pagada, etc.).
- Tipo de documento (pedido, factura, comprobante).
- Rango de fechas (hoy, ayer, últimos 7 días, este mes, mes anterior, últimos 3 meses, personalizado o Todas las fechas). Al entrar al módulo el filtro inicial es Últimos 3 meses: si buscas un documento más antiguo, cambia a Todas las fechas.
- Tabla principal: muestra documento, cliente, importe, estado y menú de acciones.
- Ver: abre la versión pública.
- Descargar factura fiscal: solo cuando el estado es emitida.
- Editar, duplicar, eliminar: gestionas todo sin salir del módulo.
- Nota de crédito: disponible en el menú de una factura fiscal emitida.
- Carga progresiva: el listado usa scroll infinito — carga 20 documentos a la vez conforme te desplazas, sin paginación.
Exportar el listado (PDF, Excel y CSV)
El botón ⋯, a la derecha de Nueva factura, descarga el listado sin tener que copiarlo a mano. Tiene dos grupos de opciones:
| Opción | Qué descarga | Formato |
|---|---|---|
| Vista actual → Generar PDF | Los documentos que ves en la tabla, con los indicadores (total, monto, pendiente, cobrado y retención si aplica) y los filtros aplicados | PDF con el logo y los datos de tu empresa |
| Vista actual → Exportar a Excel / CSV | Los mismos documentos de la tabla: respeta la búsqueda, el estado, el tipo, el rango de fechas y el filtro de solo pendientes | Excel (.xlsx) o CSV |
| Todas las facturas → Exportar a Excel / CSV | Todos los documentos de la cuenta, sin importar los filtros | Excel (.xlsx) o CSV |
Columnas del archivo: documento (FAC-0012, IVC-0040…), referencia interna, fecha, cliente, tipo, estado, subtotal, descuento, impuesto, retención, total, pagado, pendiente, moneda y CUFE (si la factura fue emitida). Al final incluye columnas de referencia (ID del documento, ID, email e identificación fiscal del cliente) para cruzar el archivo con tu contabilidad u otros sistemas. Cada fila es un documento; el detalle de productos no se incluye.
- Quién puede usarlo: Propietario, Administrador y Gerente CRM (los mismos roles que ven los indicadores de montos). Los demás usuarios no ven el botón ⋯.
- Excel o CSV: recomendamos Excel. Los montos llegan como números listos para sumar o filtrar. Un CSV puede abrirse en una sola columna si tu Excel usa punto y coma como separador (configuración regional de Colombia, por ejemplo).
- Límite: hasta 10.000 documentos por archivo (5.000 en el PDF). Si tu cuenta tiene más, el panel te avisa: acota el rango de fechas y descarga por partes.
- Consejo: para un cierre mensual, filtra Mes anterior y usa Vista actual → Exportar a Excel. Para un desglose de base gravada, exenta e impuesto, usa los reportes de Finanzas (sección 6.3).
10. Cronología
La segunda pestaña Cronología muestra el historial completo del documento:
- Cambios de estado.
- Envíos por correo y aperturas.
- Comentarios del equipo.
11. Mejores prácticas según tu perfil
11.1 Dueños de negocio y equipos financieros
- Revisa el panel de estadísticas cada mañana para saber cuánto está pendiente de cobro.
- Usa los estados Enviada, Vista y Pagada para coordinar con tu equipo de cobranzas.
- Aprovecha la numeración automática: evita editar códigos manualmente salvo que necesites seguir una secuencia externa.
- Si tienes plan fiscal, emite la factura oficial en cuanto recibas el pago; así tus clientes tendrán el PDF con QR inmediatamente.
11.2 Desarrolladores y programadores
- Para pruebas fiscales, configura la Facturación electrónica en modo
sandboxy verifica los mensajes devueltos por la API antes de cambiar a producción.
12. Solución de problemas frecuentes
| Situación | Posible causa | Cómo resolverlo |
|---|---|---|
| No puedo guardar la factura | No se seleccionó cliente o no hay productos en la tabla | Selecciona un cliente válido y agrega al menos un producto. El módulo muestra alertas si falta alguno. |
| El código generado no es correcto | Se editó manualmente o la cuenta importó facturas antiguas | Ajusta el número solo si necesitas continuar una secuencia externa. Para reiniciar correlativos, contacta a soporte. |
| El correo no llega al cliente | Email vacío o bloqueado | Verifica el email en la ficha del cliente y revisa el log de envíos. Puedes reenviar desde “Guardar y enviar”. |
| Error al emitir factura fiscal | Integración FacturaFácil inactiva o datos incompletos (RUC, DV, dirección) | Activa la integración en Configuración → Integraciones y completa los campos fiscales del cliente. Reintenta la emisión. |
| No aparece “Factura fiscal” en el selector | Ningún PAC fiscal activo o el usuario no tiene permisos | Valida que haya un PAC activo (EBI, Factory HKA o Factura Fácil) y que tu rol tenga acceso a Facturas (Propietario, Administrador, Gerente CRM, Vendedor u otros roles de ventas). |
| El monto pendiente no coincide | Estados no actualizados (ej. pagada sin marcar) | Cambia el estado a Pagada o agrega notas con el método de pago para mantener coherencia. |
| No puedo emitir una Nota de crédito | La factura no está en estado Emitida, no es una factura fiscal, o no hay PAC activo | Solo puedes emitir Nota de crédito sobre una factura fiscal ya emitida con un PAC activo (EBI, Factory HKA o Factura Fácil). |
| Necesito anular solo un producto o una parte del monto | La nota de crédito de MGPanel es siempre total: replica la factura completa | Emite la nota de crédito total sobre la factura original y crea una factura nueva solo por lo que el cliente sí debe pagar. |
| Mi cuenta no tiene facturación electrónica y necesito corregir una factura | La opción Nota de crédito existe únicamente para facturas fiscales emitidas por un PAC | Mientras la factura no sea fiscal emitida sigue siendo editable o eliminable desde el menú ⋮ del listado (la eliminación queda registrada en Finanzas). Si necesitas notas de crédito con validez fiscal, activa la Facturación electrónica desde Integraciones. |
| Esta factura ya tiene una nota de crédito asociada | Cada factura admite una sola nota de crédito | Revisa el documento de nota de crédito ya emitido desde el listado filtrando por el estado Nota de crédito. |
| El PAC rechaza la factura por datos del cliente | Falta RUC/cédula, dígito verificador, o el cliente es retenedor/exento sin marcarlo | Edita el cliente y completa RUC/DV; marca Exento de impuesto o Retenedor (con su % de retención) según corresponda antes de emitir. |
| No veo el botón ⋯ para exportar o generar el PDF del listado | Tu rol no es Propietario, Administrador ni Gerente CRM | Pide a un administrador de la cuenta que haga la exportación o que ajuste tu rol en Usuarios. |
| El archivo trae menos facturas de las esperadas | “Vista actual” respeta los filtros; al entrar al módulo el rango es Últimos 3 meses | Usa “Todas las facturas → Exportar” o cambia el rango a Todas las fechas antes de exportar la vista actual. |
| El CSV se abre todo en una sola columna | Tu Excel usa punto y coma como separador de listas | Descarga la opción Excel (.xlsx), que se abre bien en cualquier configuración. |
13. Recursos adicionales y soporte
- emyi puede ayudarte a:
- Crear una factura paso a paso.
- Explicar los estados y cuándo cambiarlos.
- Resolver errores de emisión fiscal.
- Soporte: abre un ticket desde emyi, Reportar un error (ve a la sección de Ayuda -> Sugerir mejoras -> Reportar un error) o escribe a [email protected] indicando el código de la factura y capturas relevantes.
14. Próximos lanzamientos
- Automatizaciones para recordatorios de cobro y estados vencidos.