Facturas

El módulo Facturas centraliza todo el ciclo de facturación en MGPanel. Desde un pedido preliminar hasta una factura fiscal emitida, puedes crear documentos profesionales, enviarlos por correo, registrar cobros y mantener trazabilidad con Inventario y Clientes sin salir de la plataforma.

1. ¿Qué es el módulo de Facturas?

El módulo Facturas es el corazón financiero del CRM. Está diseñado para controlar documentos comerciales y sincronizar la información con otros módulos clave.

• Para dueños de negocio: tendrás un historial organizado de pedidos, facturas y comprobantes, métricas de cobros pendientes y acceso rápido para enviar documentos a tus clientes.
• Para desarrolladores: ofrece endpoints claros y acciones que puedes ampliar mediante integraciones o automatizaciones propias.

Relación con otros módulos:

• Inventario: reutiliza productos y servicios con precios, SKU e impuestos definidos.
• Clientes: cada documento necesita un cliente; puedes crear y editar fichas sin salir del flujo.
• Integraciones: Funciones de facturación electronica se configuran desde el módulo de integraciones.

2. Acceso y vista general

1. Desd el menú lateral → CRM → Facturas.
2. Verás la vista principal con:
   1. Barra superior: buscador por número o cliente, botón Filtrar y Nueva factura.
   2. Panel de estadísticas: totales de documentos, monto facturado, pendiente y cobrado.
   3. Tabla central: listado de documentos con cliente, monto, estado y menú de acciones.

3. Tipos de documentos y estados 📄

3.1 Tipos disponibles

• Pedidos: Exclusivamente para pedidos de venta generados desde la tienda online.
• Facturas: documento comercial estándar con numeración automática.
• Facturas fiscales: disponible si tienes activa la integración con Facturación electrónica (Panamá); cumple requisitos legales y genera PDF oficial.
• Comprobantes: para recibos, notas de crédito/débito u otros respaldos especiales.

3.2 Estados del documento

4. Crear y editar documentos

La vista Documento agrupa todos los pasos en la pestaña General.

1. Tipo y numeración automática
   1. Selecciona el tipo (Pedido, Factura, Fiscal, Comprobante).
   2. El sistema sugiere el siguiente código (ORD-0005, IVC-0102, etc.) según el prefijo configurado.
   3. La fecha se coloca automáticamente y puedes ajustarla.
2. Vista previa
   1. El botón Vista previa abre el documento en formato público para revisión rápida.
3. Cliente
   1. Despliega la lista de clientes existentes o usa el Crear nuevo cliente para crear uno nuevo (nombre, email, dirección, teléfonos, país).
   2. Al guardar, el cliente queda disponible para futuras facturas.
4. Estado
   1. Define si el documento inicia como Borrador, Enviado, etc. Puedes actualizarlo luego.
5. Productos y servicios
   1. Usa el selector conectado a Inventario para traer SKU, precio y descripción.
   2. Cada línea permite editar cantidad, precio y una descripción personalizada por documento.
   3. Puedes usar Crear nuevo producto para añadir nuevos productos sin salir del flujo.
6. Notas, condiciones y totales
   1. Campos de texto libre para términos de pago, políticas de devolución o instrucciones internas.
   2. El sistema calcula Subtotal y Total automáticamente conforme agregas ítems.

5. Barra de acciones y envío

La barra superior ofrece accesos directos:

• Archivo → Guardar y enviar: guarda el documento y envía un correo al cliente con un enlace seguro y mensaje personalizable. El correo incluye logo, resumen y botón de acción.
• Archivo → Emitir factura fiscal: disponible si la cuenta tiene la integración con Facturación electrónica activa. Transforma la factura en un documento aprobado legalmente y genera PDF descargable.
• Archivo → Crear una copia: duplica la factura actual para reutilizar clientes o ítems.
• Botón Guardar (Ctrl + S): guarda la versión actual sin enviar.

6. Integraciones clave

1. Inventario
   1. Cada ítem trae SKU, precio y descripción desde el inventario.
   2. Cuando edites el inventario, los nuevos precios se reflejan inmediatamente al agregar productos.
2. Clientes
   1. Al guardar un cliente desde la factura, se sincroniza con el módulo completo (contacto, país, etc).
3. Facturación electrónica
   1. Si activas la integración en Integraciones, podrás emitir facturas fiscales sin salir de MGPanel.
   2. El módulo detecta si la integración está activa y muestra la opción “Factura fiscal”.
   3. Los datos del clientes deben contener RUC, DV, etc.
   4. El módulo envía la información a la API de Facturación electrónica y almacena PDF, QR y número de autorización.
   5. Recomendado diferenciar ambientes (Producción vs QA) desde Integraciones.
4. Notificaciones por email
   1. Al enviar la factura, MGPanel usa la configuración de correo del sistema para enviar un Correo electrónico firmado por tu marca.

7. Búsqueda, filtros y tabla

• Buscador rápido: escribe parte del código (IVC-0102) o el nombre del cliente para filtrar al instante.
• Filtros:
  • Estatus (borrador, enviada, pagada, etc.).
  • Tipo de documento (pedido, factura, comprobante).
  • Rango de fechas (hoy, últimos 7 días, mensual o personalizado).
• Tabla principal: muestra documento, cliente, importe, estado y menú de acciones.
  • Ver: abre la versión pública.
  • Descargar factura fiscal: solo cuando el estado es emitida.
  • Editar, duplicar, eliminar: gestionas todo sin salir del módulo.

8. Cronología

La segunda pestaña Cronología mostrará el historial completo del documento:

• Cambios de estado.
• Envíos por correo y aperturas.
• Comentarios del equipo.

9. Mejores prácticas según tu perfil

9.1 Dueños de negocio y equipos financieros

• Revisa el panel de estadísticas cada mañana para saber cuánto está pendiente de cobro.
• Usa los estados Enviada, Vista y Pagada para coordinar con tu equipo de cobranzas.
• Aprovecha la numeración automática: evita editar códigos manualmente salvo que necesites seguir una secuencia externa.
• Si tienes plan fiscal, emite la factura oficial en cuanto recibas el pago; así tus clientes tendrán el PDF con QR inmediatamente.

9.2 Desarrolladores y programadores

• Para pruebas fiscales, configura la Facturación electrónica en modo sandbox y verifica los mensajes devueltos por la API antes de cambiar a producción.

10. Solución de problemas frecuentes

11. Recursos adicionales y soporte

• emyi puede ayudarte a:
  • Crear una factura paso a paso.
  • Explicar los estados y cuándo cambiarlos.
  • Resolver errores de emisión fiscal.
• Soporte: abre un ticket desde emyi, Reportar un error (ve a la sección de Ayuda -> Sugerir mejoras -> Reportar un error) o escribe a soporte@mgpanel.co indicando el código de la factura y capturas relevantes.

12. Próximos lanzamientos

• Cronología con historial de envíos, cambios de estado y comentarios.
• Automatizaciones para recordatorios de cobro y estados vencidos.