Facturas

El módulo Facturas centraliza todo el ciclo de facturación en MGPanel. Desde un pedido preliminar hasta una factura fiscal emitida, puedes crear documentos profesionales, enviarlos por correo, registrar cobros y mantener trazabilidad con Inventario y Clientes sin salir de la plataforma.

1. ¿Qué es el módulo de Facturas?

El módulo Facturas es el corazón financiero del CRM. Está diseñado para controlar documentos comerciales y sincronizar la información con otros módulos clave.

• Para dueños de negocio: tendrás un historial organizado de pedidos, facturas y comprobantes, métricas de cobros pendientes y acceso rápido para enviar documentos a tus clientes.
• Para desarrolladores: ofrece endpoints claros y acciones que puedes ampliar mediante integraciones o automatizaciones propias.

Relación con otros módulos:

• Inventario: reutiliza productos y servicios con precios, SKU e impuestos definidos.
• Clientes: cada documento necesita un cliente; puedes crear y editar fichas sin salir del flujo.
• Integraciones: Funciones de facturación electronica se configuran desde el módulo de integraciones.
• Integraciones (pasarelas de pago): si activas una pasarela como Banco General o PagueloFacil, tu cliente puede pagar la factura en línea directamente desde el enlace que recibe por correo.
• Finanzas y Transacciones: cada emisión, anulación y pago de una factura queda registrado automáticamente como transacción en Finanzas.

2. Acceso y vista general

1. Desd el menú lateral → CRM → Facturas.
2. Verás la vista principal con:
   1. Barra superior: buscador por número o cliente, botón Filtrar y Nueva factura.
   2. Panel de estadísticas: totales de documentos, monto facturado, pendiente y cobrado.
   3. Tabla central: listado de documentos con cliente, monto, estado y menú de acciones.

3. Tipos de documentos y estados 📄

3.1 Tipos disponibles

• Pedidos: Exclusivamente para pedidos de venta generados desde la tienda online.
• Facturas: documento comercial estándar con numeración automática.
• Facturas fiscales: disponible si tienes activa la integración con Facturación electrónica (Panamá); cumple requisitos legales y genera PDF oficial.
• Comprobantes: para recibos, notas de crédito/débito u otros respaldos especiales.
• Notas de crédito: anulan una factura fiscal ya emitida; ver sección 6 (Barra de acciones).

3.2 Estados del documento

Solo los documentos en Borrador, Orden Enviada u Orden Vista pueden editarse; el resto queda bloqueado por integridad financiera — puedes consultarlos, descargar el PDF fiscal o crear una copia.

4. Crear y editar documentos

La vista Documento agrupa todos los pasos en la pestaña General.

1. Tipo y numeración automática
   1. Selecciona el tipo (Pedido, Factura, Fiscal, Comprobante).
   2. El sistema sugiere el siguiente código (ORD-0005, IVC-0102, etc.) según el prefijo configurado.
   3. La fecha se coloca automáticamente y puedes ajustarla.
2. Vista previa
   1. El botón Vista previa abre el documento en formato público para revisión rápida.
3. Cliente
   1. Despliega la lista de clientes existentes o usa el Crear nuevo cliente para crear uno nuevo (nombre, email, dirección, teléfonos, país).
   2. Al guardar, el cliente queda disponible para futuras facturas.
4. Estado
   1. Define si el documento inicia como Borrador, Enviado, etc. Puedes actualizarlo luego.
5. Productos y servicios
   1. Usa el selector conectado a Inventario para traer SKU, precio y descripción.
   2. Cada línea permite editar cantidad, precio y una descripción personalizada por documento.
   3. Puedes usar Crear nuevo producto para añadir nuevos productos sin salir del flujo.
   4. Si el producto tiene variantes (talla, color, etc.), el sistema te pide elegir la combinación antes de agregarlo; precio, SKU y descripción se completan automáticamente.
   5. Si tu cuenta tiene un proveedor fiscal (PAC) activo, cada producto requiere su código DGI/CPBS correspondiente para poder facturarse fiscalmente.
   6. Con el botón Twist (integración TwistPrint activa) puedes importar una orden de trabajo completa como ítem, con descripción y precio ya cargados — sin copiar y pegar manualmente.
6. Notas, condiciones y totales
   1. Campos de texto libre para términos de pago, políticas de devolución o instrucciones internas.
   2. El sistema calcula Subtotal y Total automáticamente conforme agregas ítems.
7. Impuesto y exenciones
   1. Marca Exento de impuesto a nivel de documento para que no se aplique impuesto en ningún ítem.
   2. Cada ítem también puede marcarse como exento de forma independiente (se identifica con “(E)” junto al nombre); en un mismo documento pueden convivir ítems exentos y gravados.
   3. Si registras una factura fiscal emitida fuera de MGPanel y no tienes un PAC activo, completa manualmente el campo No. documento fiscal.

5. Pagos y cobros

Registra los cobros de un documento sin salir de la factura.

• En la sección Pagos del documento, registra uno o varios métodos (efectivo, tarjeta, transferencia, etc.) con su monto y referencia — útil cuando el cliente paga en partes con distintos métodos.
• El panel calcula el total pagado y el saldo pendiente en tiempo real; el estado del documento se actualiza automáticamente (Factura no pagada / pagada parcial / pagada).
• La pestaña Pagos relacionados muestra el historial de pagos asociados a la factura, con código PAG-0000, método, monto y estado.
• Al quedar completamente pagada, si el cliente era un prospecto, se promueve automáticamente a cliente.

6. Impuestos: ITBMS y líneas exentas

Un mismo documento puede combinar líneas gravadas y líneas exentas de ITBMS. El porcentaje que indicas en Impuesto % se aplica únicamente sobre la suma de las líneas gravadas: las exentas suman al subtotal y al total, pero quedan fuera de la base del impuesto.

6.1 Los tres niveles de exención

MGPanel puede marcar una exención en tres lugares distintos. Conviene distinguirlos, porque su alcance es diferente:

Los datos fiscales del cliente se muestran cuando tienes activa la Facturación electrónica. En ese caso, cada línea exenta se reporta a la DGI con el código de ITBMS 00, y las gravadas con el código que corresponda a la tasa aplicada.

6.2 Combinar líneas gravadas y exentas en un mismo documento

Es el caso típico de negocios que ofrecen servicios exentos junto a otros gravados. Para lograrlo:

1. Marca como Exento de impuesto los productos o servicios exentos desde CRM → Productos. La casilla está junto al precio, y también en cada variante y en cada ciclo de suscripción si el producto los usa.
2. Deja sin marcar la casilla Exento de impuesto del bloque Resumen del documento: esa casilla exonera el documento completo y anula el cálculo línea por línea.
3. Agrega las líneas normalmente. Las que provienen de un producto exento se identifican con el sufijo (E) al final del título.
4. Confirma el porcentaje en Impuesto % (7 % es la tasa general del ITBMS en Panamá). Se aplicará solo sobre las líneas sin (E).

6.3 Ver cuánto se facturó gravado y cuánto exento

El bloque Resumen del documento muestra Subtotal, Descuento, Impuesto y Total, pero no separa la base gravada de la base exenta dentro de la misma factura o presupuesto.

Para ese desglose usa Finanzas → Reportes: los informes Resumen ITBMS y Ventas por período separan base exenta, base gravada e ITBMS por período, y pueden descargarse en PDF.

7. Barra de acciones y envío

La barra superior ofrece accesos directos:

• Archivo → Guardar y enviar: guarda el documento y envía un correo al cliente con un enlace seguro y mensaje personalizable. El correo incluye logo, resumen y botón de acción.
• Archivo → Emitir factura fiscal: disponible si la cuenta tiene la integración con Facturación electrónica activa. Transforma la factura en un documento aprobado legalmente y genera PDF descargable.
• Archivo → Crear una copia: duplica la factura actual para reutilizar clientes o ítems.
• Botón Guardar (Ctrl + S): guarda la versión actual sin enviar.
• ⋯ → Nota de crédito: disponible solo sobre una factura fiscal ya emitida. Indica un motivo (opcional) y confirma — MGPanel crea el nuevo documento con numeración fiscal correlativa, anula los pagos asociados (registrándolo en Finanzas) y lo envía al PAC; también puedes descargarla desde el panel.
• Documento bloqueado tras emitir: una factura fiscal emitida o con nota de crédito ya no se puede editar ni eliminar — solo consultarla, descargar el PDF fiscal o crear una copia.

8. Integraciones clave

1. Inventario
   1. Cada ítem trae SKU, precio y descripción desde el inventario.
   2. Cuando edites el inventario, los nuevos precios se reflejan inmediatamente al agregar productos.
2. Clientes
   1. Al guardar un cliente desde la factura, se sincroniza con el módulo completo (contacto, país, etc).
3. Facturación electrónica
   1. MGPanel soporta tres proveedores fiscales (PAC) para Panamá: EBI, Factory HKA y Factura Fácil. Actívalos desde Integraciones — solo puede haber un PAC activo a la vez; al activar uno se desactiva el anterior.
   2. El módulo detecta si hay un PAC activo y muestra la opción “Emitir factura fiscal” en la barra de acciones.
   3. Numeración doble: el código interno IVC-0000 identifica el documento antes de emitir; al emitirse, el correlativo fiscal FAC-0000 queda alineado con el PAC.
   4. Los datos fiscales del cliente deben incluir RUC/cédula y dígito verificador; además puedes marcarlo como Exento de impuesto o Retenedor (con su % de retención de ITBMS) según corresponda.
   5. Cada producto requiere su código DGI/CPBS cuando hay un PAC activo.
   6. MGPanel envía la información al PAC y almacena PDF, QR/CUFE y número de autorización.
   7. Recomendado diferenciar ambientes (Producción vs. desarrollo/demo) desde Integraciones.
4. Notificaciones por email
   1. Al enviar la factura, MGPanel usa la configuración de correo del sistema para enviar un Correo electrónico firmado por tu marca.

9. Búsqueda, filtros y tabla

• Buscador rápido: escribe parte del código (IVC-0102), el nombre del cliente o su descripción para filtrar al instante.
• Filtros:
  • Estatus (borrador, enviada, pagada, etc.).
  • Tipo de documento (pedido, factura, comprobante).
  • Rango de fechas (hoy, últimos 7 días, mensual o personalizado).
• Tabla principal: muestra documento, cliente, importe, estado y menú de acciones.
  • Ver: abre la versión pública.
  • Descargar factura fiscal: solo cuando el estado es emitida.
  • Editar, duplicar, eliminar: gestionas todo sin salir del módulo.
  • Nota de crédito: disponible en el menú de una factura fiscal emitida.
• Carga progresiva: el listado usa scroll infinito — carga 20 documentos a la vez conforme te desplazas, sin paginación.

10. Cronología

La segunda pestaña Cronología muestra el historial completo del documento:

• Cambios de estado.
• Envíos por correo y aperturas.
• Comentarios del equipo.

11. Mejores prácticas según tu perfil

11.1 Dueños de negocio y equipos financieros

• Revisa el panel de estadísticas cada mañana para saber cuánto está pendiente de cobro.
• Usa los estados Enviada, Vista y Pagada para coordinar con tu equipo de cobranzas.
• Aprovecha la numeración automática: evita editar códigos manualmente salvo que necesites seguir una secuencia externa.
• Si tienes plan fiscal, emite la factura oficial en cuanto recibas el pago; así tus clientes tendrán el PDF con QR inmediatamente.

11.2 Desarrolladores y programadores

• Para pruebas fiscales, configura la Facturación electrónica en modo sandbox y verifica los mensajes devueltos por la API antes de cambiar a producción.

12. Solución de problemas frecuentes

13. Recursos adicionales y soporte

• emyi puede ayudarte a:
  • Crear una factura paso a paso.
  • Explicar los estados y cuándo cambiarlos.
  • Resolver errores de emisión fiscal.
• Soporte: abre un ticket desde emyi, Reportar un error (ve a la sección de Ayuda -> Sugerir mejoras -> Reportar un error) o escribe a [email protected] indicando el código de la factura y capturas relevantes.

14. Próximos lanzamientos

• Automatizaciones para recordatorios de cobro y estados vencidos.